Thuê du thuyền cho đoàn công ty: team building, hội nghị, gala trên vịnh Hạ Long – Lan Hạ

Thay vì một buổi tiệc ở nhà hàng hay một chuyến nghỉ dưỡng ở khách sạn quen thuộc, ngày càng nhiều doanh nghiệp chọn du thuyền trên vịnh Hạ Long, Lan Hạ cho chuyến du lịch công ty, team building, hội nghị khách hàng hay gala cuối năm. Không gian riêng giữa di sản thiên nhiên, lịch trình trọn gói và những trải nghiệm chung như chèo kayak, ngắm hoàng hôn, tiệc tối trên boong giúp tập thể gắn kết hơn, còn khách hàng, đối tác thì nhớ lâu hơn.

Tuy vậy, tổ chức cho đoàn trên du thuyền khác khá nhiều so với đặt tour cho vài người. Bài viết này giúp người phụ trách hành chính, nhân sự hay sự kiện nắm được các lựa chọn, cách tính quy mô, gợi ý lịch trình, hoạt động, chi phí và những điểm cần kiểm tra để chuyến đi diễn ra suôn sẻ.

Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn du thuyền?

• Không gian riêng, dễ kiểm soát: cả đoàn ở chung một con tàu, không lẫn với khách khác nếu thuê trọn tàu.

• Trọn gói: ăn uống, lưu trú, tham quan, hoạt động đã gói gọn, người tổ chức đỡ phải điều phối nhiều nhà cung cấp.

• Trải nghiệm khác biệt: tiệc tối giữa vịnh, kayak theo đội, ngắm bình minh cùng nhau tạo ra những kỷ niệm chung.

• Phù hợp nhiều mục đích: thưởng cho nhân viên xuất sắc, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tiệc cuối năm.

Một du thuyền cao cấp trên vịnh Lan Hạ. Ảnh: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.

Chọn hình thức nào: tàu ngày, ngủ đêm hay thuê trọn tàu?

Hình thức	Thời gian	Phù hợp với	Lưu ý
Tàu ngày	Khoảng 6–8 tiếng	Đoàn đông, ngân sách vừa phải, lịch nghỉ ngắn, team building trong ngày	Không ngủ lại; thời gian trên vịnh ngắn
Ngủ đêm 2N1Đ (ghép hoặc giữ nhiều cabin)	Khoảng 24 tiếng	Nhóm nhỏ và vừa, chuyến thưởng cho nhân viên	Có thể đi chung tàu với khách lẻ nếu không thuê trọn
Thuê trọn tàu (charter)	Theo thỏa thuận	Đoàn đủ lấp đầy tàu, sự kiện riêng, hội nghị khách hàng	Chủ động lịch trình, trang trí, thực đơn; cần đặt sớm

Ví dụ trên Hotelux, Hera Luxury Day Cruise có tour ngày khoảng 7 tiếng xuất phát từ Tuần Châu, phù hợp cho đoàn muốn đi trong ngày; còn Amanda Luxury Lan Hạ là du thuyền ngủ đêm với 20 cabin theo thông tin nhà vận hành, phù hợp cho nhóm vừa hoặc thuê trọn tàu cho một sự kiện riêng.

Tính quy mô đoàn và sức chứa

• Tàu ngủ đêm: sức chứa phụ thuộc số cabin. Một tàu 20 cabin, mỗi cabin 2 khách, sẽ đón khoảng 40 khách; nếu có cabin 3 người hoặc giường phụ, con số có thể thay đổi.

• Tàu ngày: thường chở được nhiều khách hơn vì không cần cabin ngủ.

• Đoàn quá đông: có thể thuê 2–3 tàu cùng lịch trình, gặp nhau ở một điểm để tổ chức hoạt động chung, rồi tổ chức gala trên bờ.

• Phân phòng: chuẩn bị danh sách ghép phòng sớm; hỏi rõ loại cabin (giường đôi hay hai giường đơn) để xếp cho nhân viên.

Nghi thức đón khách lên tàu tạo ấn tượng ngay từ đầu chuyến đi. Ảnh: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.

Gợi ý lịch trình cho đoàn

Tàu ngày (khoảng 7 tiếng)

• Sáng: tập trung tại cảng, làm thủ tục, lên tàu, khai mạc ngắn trên boong.

• Trưa: ăn trưa trên tàu khi tàu vào vịnh.

• Chiều: thăm hang, chèo kayak theo đội, trò chơi team building trên boong hoặc trên bãi tắm.

• Cuối chiều: trao giải, chụp ảnh tập thể, tàu về cảng.

Du thuyền 2 ngày 1 đêm

• Ngày 1: lên tàu, ăn trưa; chiều tham quan, kayak; hoàng hôn trên boong; tối gala dinner, trao thưởng, giao lưu.

• Ngày 2: tập thể dục hoặc thái cực quyền lúc bình minh, ăn sáng, hoạt động nhẹ, bữa trưa sớm, về cảng.

Hoạt động team building trên vịnh

• Chèo kayak theo đội: chia đội, tính giờ hoặc tổ chức "săn ảnh" ở các hang, áng trong khu vực cho phép.

• Thi nấu ăn: các đội cùng học cuốn nem rán rồi thi trình bày đẹp nhất.

• Đố vui về vịnh: câu hỏi về lịch sử, địa chất, văn hóa vùng vịnh giúp mọi người hiểu thêm về di sản.

• Tiệc hoàng hôn và gala: trao giải thưởng, phát biểu tổng kết, văn nghệ nội bộ.

• Chụp ảnh tập thể: boong tàu với nền núi đá vôi là phông nền đẹp; nếu muốn bay flycam cần hỏi tàu và tuân thủ quy định.

Boong tàu có thể bày trí thành không gian tiệc cho cả đoàn. Ảnh: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.

Tổ chức hội nghị, tiệc tối trên tàu

Nhà hàng hoặc sảnh lớn trên tàu có thể dùng cho buổi họp ngắn, hội thảo nhỏ hoặc tiệc tối. Trước khi chốt, hãy hỏi kỹ:

• Sức chứa khi xếp theo kiểu hội nghị, kiểu bàn tròn hay tiệc đứng.

• Thiết bị có sẵn: màn hình, máy chiếu, micro, loa; có được mang thiết bị riêng không.

• Nguồn điện, wifi (trên vịnh sóng điện thoại có thể chập chờn).

• Được treo băng rôn, backdrop, trang trí theo nhận diện thương hiệu ở đâu.

• Giờ kết thúc hoạt động có âm thanh lớn để không ảnh hưởng khách khác (nếu không thuê trọn tàu).

Bàn tiệc dài trong nhà hàng, phù hợp cho bữa tối của đoàn. Ảnh: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.

Chi phí và những khoản cần làm rõ

• Cách tính giá: theo đầu khách, theo cabin hay thuê trọn tàu.

• Phí tham quan vịnh: đã gồm hay chưa. Theo bảng phí của Ban quản lý vịnh Hạ Long, tuyến 2 lưu trú qua đêm là 550.000 đồng/người cho 1 đêm.

• Xe đưa đón: nhiều tàu không gồm xe từ Hà Nội; đoàn lớn nên thuê xe riêng. Ví dụ, theo thông tin nhà vận hành, giá của Amanda Luxury Lan Hạ chưa gồm xe đưa đón.

• Đồ uống, tiệc: gói đồ uống cho gala, bia rượu, phí mở chai nếu mang đồ uống riêng.

• Hóa đơn VAT: hỏi rõ giá đã gồm VAT chưa và thông tin xuất hóa đơn. Ví dụ, trên Hotelux, giá tour Hera Luxury Day Cruise được niêm yết đã gồm VAT.

• Chi phí phát sinh: trang trí, MC, ban nhạc, quà tặng, chụp ảnh, quay phim.

Quầy bar trên tàu, nơi có thể đặt gói đồ uống cho buổi tiệc. Ảnh: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.

Mốc thời gian chuẩn bị

• Trước 2–3 tháng: chốt ngân sách, số lượng khách dự kiến, hình thức (tàu ngày, ngủ đêm hay thuê trọn tàu), gửi yêu cầu báo giá.

• Trước 1–2 tháng: ký hợp đồng, đặt cọc, chốt lịch trình, thực đơn, hoạt động, xe đưa đón.

• Trước 2 tuần: gửi danh sách khách, danh sách ghép phòng, nhu cầu ăn uống đặc biệt.

• Trước 2–3 ngày: theo dõi thời tiết, xác nhận giờ đón, phổ biến lịch trình cho cả đoàn.

Mùa cao điểm (hè, lễ, cuối năm) các tàu kín lịch sớm, nên đặt càng sớm càng có nhiều lựa chọn.

An toàn và thời tiết

• Danh sách hành khách: tàu cần họ tên, giấy tờ tùy thân của từng người; chuẩn bị đầy đủ để lên tàu nhanh.

• Áo phao, hướng dẫn an toàn: đảm bảo mọi người tham gia buổi phổ biến an toàn khi lên tàu.

• Người say sóng, người lớn tuổi, phụ nữ mang thai: báo trước để được hỗ trợ và xếp phòng phù hợp.

• Chính sách thời tiết: khoảng tháng 7–9 có thể có bão; hỏi kỹ chính sách đổi ngày, hoàn tiền khi cơ quan chức năng tạm dừng tàu.

• Bảo hiểm: kiểm tra tour đã gồm bảo hiểm du lịch chưa, mức bồi thường thế nào.

Nhân viên tàu chuẩn bị không gian tiệc trên boong. Ảnh: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.

Checklist gửi nhà tàu khi xin báo giá

• Ngày đi, số khách dự kiến, số phòng, cơ cấu giới tính để ghép phòng.

• Hình thức mong muốn: tàu ngày, ngủ đêm, thuê trọn tàu.

• Mục đích chuyến đi: nghỉ dưỡng, team building, hội nghị, gala.

• Yêu cầu về thực đơn, món chay, đồ uống.

• Thiết bị, trang trí, MC, âm thanh ánh sáng cần thiết.

• Xe đưa đón, yêu cầu hóa đơn VAT, điều kiện thanh toán và hủy đổi.

Sức chứa, dịch vụ, giá và chính sách khác nhau giữa các tàu và có thể thay đổi. Hãy xác nhận với nhà vận hành khi đặt.

Nguồn ảnh

Ảnh đại diện và các ảnh trong bài: Amanda Luxury Lan Hạ Cruise.